Tietotekniikkakouluttaja Jouni Ahonen esittelee sovellukset, joiden avulla eristyksen oloissa pääsee lähemmäs läheisiä – ja kokouksenkin pito onnistuu.
Maaliskuusta saakka kokoukset ja muut kohtaamiset on peruttu, ja kokoontumis- ja tapaamispaikatkin ovat kiinni. Arkea rytmittävät rutiinit ovat loppuneet kuin seinään.
Erityisesti riskiryhmiin kuuluvat joutuvat olemaan neljän seinän sisällä, ja itsekseen asuvat voivat tuntea entistä enemmän yksinäisyyttä. Moni eläkeikäinen on tottunut esimerkiksi katsomaan lastenlasten perään joko säännöllisesti tai ainakin silloin tällöin, ja yhtäkkiä heitäkään ei pääse tapaamaan.
Onneksi hätää voi yrittää itse lievittää. Vaikka kasvokkaiset kontaktit vähenevät, videopuhelulla ja sosiaalisen median avulla voi pitää yhteyttä ystäviin ja tuttuihin. Digitalisaatiosta on puhuttu paljon viime vuosina, ja nyt siitä voi todellakin sanoa olevan hyötyä.
On olemassa monta ilmaista ohjelmaa eli sovellusta, joilla voi soittaa videopuheluita, tavallisia puheluita sekä lähettää tekstimuotoisia viestejä ja kuvia. Suosittuja ohjelmia ovat mm. WhatsApp, Skype sekä (Facebook) Messenger.
Mistä sitten tietää, mitä ohjelmaa kannattaa käyttää? Helpointa on käyttää sitä, jolla omat kaverit tai perheenjäsenet jo pitävät yhteyttä toisiinsa. Tätä voi vaikka kysyä heiltä etukäteen. Eri ohjelmien toiminnot ovat useimmiten hyvin samankaltaisia, joten valinnalla ei tässä mielessä ole suurta merkitystä.
Skype: Skype on näistä kolmesta nykyään vähiten käytetty, mutta useimmille pitkään tietokoneita käyttäneille tuttu ohjelma yhteydenpitoon. Se onkin ollut käytössä jo yli 15 vuotta. Skypeä voi käyttää tietokoneella, tablettitietokoneella sekä älypuhelimella. Kuten muidenkin yhteydenpitosovellusten, myös Skypen suosio on noussut voimakkaasti keväällä 2020. Maaliskuussa sitä käytti päivittäin noin 40 miljoonaa ihmistä ympäri maailmaa.
Monissa uusissa Windows 10 -tietokoneissa Skype on jo ostettaessa valmiiksi asennettuna. Skypen käyttämiseen tarvitsee tällöin vain Microsoft-tilin. (Tili-sanalla ole tässä yhteydessä tekemistä rahan kanssa). Microsoft-tilin rekisteröimiseen tarvitset sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron.
Skypellä voi lähettää viestejä tai soitella joko kahden kesken tai ryhmissä. Skype-videopuhelussa voi olla mukana jopa 50 henkeä. Henkilöitä voi lisätä mukaan kesken puhelun, jos joku ei pääse heti alussa liittymään tai putoaa jostain syystä välillä pois.
Messenger: Suurin osa Facebookin käyttäjistä on lähetellyt Messengerillä yksityisviestejä kavereilleen. Messengerillä voi viestittelyn lisäksi myös soittaa ääni- ja videopuheluita. Tietokoneella käytettäessä Messenger on integroitu Facebookiin, joten voit selata kavereittesi sivuja, ryhmiä sekä viestitellä ja soitella samalta sivulta.
Messenger toimii myös älylaitteissa. Joissain Android-puhelimissa se saattaa olla ostettaessa asennettuna. Yleensä Messenger ladataan kuitenkin älylaitteen sovelluskaupasta. Sovelluskauppoja ovat Android-laitteiden Google Play ja Applen laitteiden App Store. Älylaitteissa Facebook ja Messenger ovat erillisiä sovelluksia, mutta niihin voi kirjautua samoilla tunnuksilla.
WhatsApp on älylaitteille suunnattu viestittelyohjelma. Sitä käytetään pääosin tekstiviestien korvaajana, mutta myös sillä voi soittaa kahdenkeskisiä tai ryhmäpuheluita, videokuvalla tai ilman. Toisin kuin Skypessä, WhatsApp-puheluun ei voi lisätä henkilöitä kesken puhelun. Suurin ero tavallisiin tekstiviesteihin on se, että viestit kulkevat internetin kautta. Näin voit viestitellä ilmaiseksi myös ulkomaille.
Nuoriso ei nykyään juurikaan enää käytä Skypeä, mutta WhatsApp on suosittu kaikissa ikäryhmissä. Useat yhdistykset sekä urheiluseurat ovat ottaneet WhatsAppin yhdeksi viestintäkanavaksi, koska siinä on helppo luoda ryhmiä. Näin käytettynä yksi lähetetty tekstiviesti tavoittaa kerralla kaikki jäsenet.
WhatsAppiin rekisteröidytään omalla puhelinnumerolla. Tästä johtuen WhatsAppia ei yleensä käytetä tabletilla. Sillä voi lähettää tekstiviestejä myös tietokoneella (WhatsApp Web), mutta puhelut toimivat vain älylaitteilla. Alkuvuodesta 2020 WhatsAppia käytti noin 2 miljardia ihmistä. Nyt elettävän poikkeustilanteen luvut eivät ole tiedossa, mutta ne ovat kasvaneet reilusti.
(Juttu jatkuu kuvan alla)
Kokoontumiset etänä
Myös yhdistykset, vaikkapa niiden johtokunnat, voivat hoitaa poikkeusoloissa kokoontumisia etänä. Mikään ei estä käyttämästä edellämainittuja sovelluksia kaikkinaiseen yhdistysten yhteydenpitoon. Palaveeraamiseen ja kokousten pitoon on kuitenkin kehitetty myös monipuolisempia ohjelmia, joista suositelluimpia ovat Microsoft Teams ja Zoom.
Teams: Lähes kaikille toimisto-ohjelmia käyttäville tuttuja nimiä ovat esimerkiksi Word ja Excel. Samaan ohjelmistopakettiin kuuluu ohjelma nimeltään Teams. Se toimii hyvin yhteen mm. kalenteri-ohjelmien kanssa ja siitä on helppo lähettää osallistujille kokouskutsu sähköpostilla etukäteen. Teamsia voi käyttää yhtä hyvin tietokoneella ja älylaitteilla. Siitä on olemassa ilmaisversio sekä maksullinen versio, joka on hieman kätevämpi ja monipuolisempi. Jos esimerkiksi haluaa lähettää kokouskutsun etukäteen, kokouksen järjestäjä tarvitsee maksullisen version. Muut voivat liittyä ilmaiseksi mukaan. Halvimmillaan Teamsin käyttö maksaa noin 5 euroa kuukaudessa.
Yksi tämän hetken käytetyimpiä etäkokousohjelmistoja yrityksissä ja yhdistyksissä on Zoom. Myös siitä on olemassa ilmainen ja maksullinen versio. Zoom on melko helppokäyttöinen, mutta toistaiseksi siitä ei ole olemassa suomenkielistä versiota.
Ilmaisversion Zoom-videopuhelussa voi olla 100 osallistujaa ja sen kesto on korkeintaan 40 minuuttia. Pienen tauon jälkeen voi kuitenkin aloittaa puhelun uudestaan, jos siinä ajassa ei ehdi käydä kokousta loppuun. Zoomista on raportoitu alkuvuodesta 2020 jonkin verran tietoturvaongelmia, mutta ne on korjattu pikaisesti.
Yhteenveto:Kaikki tässä jutussa mainitut ohjelmat toimivat sekä tietokoneella että älypuhelimella. Kaikki muut toimivat myös tabletilla, paitsi WhatsApp. Skype, Messenger ja WhatsApp ovat ilmaisia. Yritys- ja yhdistyskäyttöön tarkoitetuista Teamsista ja Zoomista on myös ilmaisversio, mutta maksulliset versiot toimivat paremmin, eivätkä ole kovin kalliita (5–15 euroa/kk). Mikäli maksullista versiota käytetään, ainoastaan kokouksen aloittaja tarvitsee maksullisen version. Maksulliset ohjelmat maksetaan aina etukäteen, joten ei tarvitse pelätä, että lasku tulee jälkikäteen postissa.
JOUNI AHONEN
Näin liityt Teams-kokoukseen: Katso ohje täältä.
Kiitos Jouni! Nämä hyvät ohjeet tulevat varmasti tarpeeseen!