Tietosuoja

Päivitetty 28.4.2022

 

Eläkeläiset ry, ruotsiksi Pensionärerna rf (jäljempänä Järjestö) 

 

Kauppakaarre 1, 00700 Helsinki 

 

Yhteyshenkilö: Jäsenvastaava Anna Autio, p. 044 751 1030, elakelaiset@elakelaiset.fi 

 

Rekisterin nimi: Eläkeläiset ry:n yhteisrekisteri (Jäsenrekisteri) 

 

Rekisterissä käsitellään Järjestön (mukaan lukien Paikallisyhdistykset ja Aluejärjestöt) jäsenien ja entisten jäsenien sekä yhteys- ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään myös tukijoiden (ystävät), Eläkeläinen-lehden tilaajien sekä vapaakappaleen saajien henkilötietoja.  

 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Järjestön yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Lisäksi perusteena on myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (Järjestelmä). 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat: 

• jäsenpalvelut 

• jäsenviestintä 

• yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen 

• varainhankinta 

• suoramarkkinointi (suostumusperusteinen) 

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisterinpitäjä käsittelee Jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:  

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, sukupuoli 

• rekisteröidyn yhteystiedot kuten posti- tai laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero 

• jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto) 

• jäsenmaksutiedot 

• lehden ja uutiskirjeen tilaustiedot 

• luottamustoimet Järjestössä/Paikallisyhdistyksessä/Aluejärjestössä 

• henkilöjäsenten saamat tunnustukset  

• yhteisöä koskevat tiedot kuten y-tunnus, tilinumero ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot 

• mahdolliset vapaaehtoisroolit 

• mahdolliset opintosuoritteet 

• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset 

• mahdollinen erityisosaaminen tai kiinnostuksen kohteet 

• mahdolliset suostumukset yhteystietojen julkaisuun Internet-sivuilla tai luetteloissa 

 

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.  

 

Saamme tietoja seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, paikallisyhdistysten luottamushenkilöiltä, Postilta, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Sähköinen jäsenhakemuslomake on osoitteessa elakelaiset.fi/jasenyys/uusi-jasenhakemus. 

 

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan järjestöyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.  

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Henkilötietoja sisältävän Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana Järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Järjestön ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. 

 

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu Järjestön, Aluejärjestön ja Paikallisyhdistysten lukituissa toimitiloissa. Säilytykseen on laadittu ohjeistus. 

 

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. 

 

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Järjestön oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Järjestön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.  

 

Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä. 

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot  

Tietoja voidaan luovuttaa Järjestön sekä asiaankuuluvan Paikallisyhdistyksen tai Aluejärjestön sisällä jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden turvaamiseksi.  

 

Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille ja alihankkijoille, esimerkiksi. jäsenlehden ja uutiskirjeen lähettämiseksi. Mm. IT-hallinta, jäsenmaksujen lähettäminen ja Jäsenrekisterin ylläpito on ulkoistettu. Jäsenrekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja voidaan siirtää myös talous- ja palkkahallinnon järjestelmiin. 

 

Osoitetietojen käyttö ja luovuttaminen markkinointitarkoitukseen edellyttää rekisteröidyn suostumusta. Rekisteröidyn suostumukseen perustuu myös luottamushenkilöiden tai muiden toimijoiden yhteistietojen julkaiseminen Järjestön, Paikallisyhdistyksen tai Aluejärjestön Internet-sivuilla tai luetteloissa.  

 

Järjestö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: 

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso; 

• Järjestö on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Järjestöön yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai 

• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. 

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 

 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. 

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

 

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.  

 

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin. 

 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.  

 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Internet-sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme käymään säännöllisesti sivuillamme.