ELÄKELÄISET RY:N TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 14.11. 2024
(Muokattu kohtia 6 ja 10)
(Muokattu kohtia 6 ja 10)
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Eläkeläiset ry, ruotsiksi Pensionärerna rf (jäljempänä Järjestö)
Malmin kauppatie 26, 00700 Helsinki
Yhteyshenkilö: Jäsenvastaava Ulla Virtanen, p. 044 751 1030, elakelaiset@elakelaiset.fi
Rekisterin nimi: Eläkeläiset ry:n yhteisrekisteri (Jäsenrekisteri)
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Järjestön (mukaan lukien Paikallisyhdistykset ja Aluejärjestöt) jäsenien ja entisten jäsenien sekä yhteys- ja luottamushenkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään myös tukijoiden, Eläkeläinen-lehden tilaajien sekä vapaakappaleen saajien henkilötietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Järjestön yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä. Lisäksi perusteena on myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (Järjestelmä).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
• jäsenpalvelut
• jäsenviestintä
• yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• varainhankinta
• suoramarkkinointi (suostumusperusteinen)
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee Jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen henkilötietoja:
• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiointikieli, sukupuoli
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten posti- tai laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
• jäsenmaksutiedot
• lehden ja uutiskirjeen tilaustiedot
• luottamustoimet Järjestössä/Paikallisyhdistyksessä/Aluejärjestössä
• henkilöjäsenten saamat tunnustukset
• yhteisöä koskevat tiedot kuten y-tunnus, tilinumero ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• mahdolliset vapaaehtoisroolit
• mahdolliset opintosuoritteet
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
• mahdollinen erityisosaaminen tai kiinnostuksen kohteet
• mahdolliset suostumukset yhteystietojen julkaisuun Internet-sivuilla tai luetteloissa
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, paikallisyhdistysten luottamushenkilöiltä, Postilta, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Sähköinen jäsenhakemuslomake on osoitteessa elakelaiset.fi/jasenyys/uusi-jasenhakemus.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan järjestöyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja sisältävän Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana Järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Järjestön ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu Järjestön, Aluejärjestön ja Paikallisyhdistysten lukituissa toimitiloissa. Säilytykseen on laadittu ohjeistus.
7. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Järjestön oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Järjestön sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa Järjestön sekä asiaankuuluvan Paikallisyhdistyksen tai Aluejärjestön sisällä jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden turvaamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille ja alihankkijoille, esimerkiksi jäsenlehden ja uutiskirjeen lähettämiseksi. Mm. IT-hallinta, jäsenmaksujen lähettäminen ja Jäsenrekisterin ylläpito on ulkoistettu. Jäsenrekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja voidaan siirtää myös talous- ja palkkahallinnon järjestelmiin.
Osoitetietojen käyttö ja luovuttaminen markkinointitarkoitukseen edellyttää rekisteröidyn suostumusta. Rekisteröidyn suostumukseen perustuu myös luottamushenkilöiden tai muiden toimijoiden yhteistietojen julkaiseminen Järjestön, Paikallisyhdistyksen tai Aluejärjestön Internet-sivuilla tai luetteloissa.
9. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Järjestö voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Järjestö on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Järjestöön yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Järjestön käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Järjestön oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Järjestölle, Järjestö käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
11. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Internet-sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme käymään säännöllisesti sivuillamme.